Convocare AGAO & E - 23 aprilie 2020

M MedLife S.A.

Nr. 78/23.03.2020

Catre: BURSA DE VALORI BUCURESTI S.A.

            AUTORITATEA DE SUPRAVEGHERE FINANCIARA

 

RAPORT CURENT

Conform Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si a Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata

 

Data raportului: 23.03.2020

Denumirea entitatii emitente: MED LIFE S.A.

Sediul social: Calea Grivitei nr. 365, sector 1, Bucuresti,  Romania

Numarul de telefon / fax: 0374 180 470

Codul unic de inregistrare: 8422035

Numar de inregistrare in Registrul Comertului: J40/3709/1996

Capital social subscris si varsat: 5.536.270,5 RON

Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti, Categoria Premium

 

 

Evenimente importante de raportat:

Convocarea: 

ADUNAREA GENERALA  ORDINARA A ACTIONARILOR ("AGOA") si

ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR ("AGEA")

(impreuna denumite "Adunarile")

MED LIFE S.A.

 

in data de 23.04.2020, ora 10:00 (ora Romaniei) pentru AGOA si ora 11:00 (ora Romaniei) pentru AGEA, la sediul Societatii situat in Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, etaj 3, sala CEX, pentru toti actionarii inregistrati in registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 14.04.2020, stabilita ca data de referinta pentru tinerea AGOA si AGEA.

 

Anexam la prezenta convocatorul AGOA si AGEA.

 

__________________

Mihail Marcu

Presedinte al Consiliului de Administratie

 

 

MED LIFE S.A.

CONVOCARE

 

Consiliul de Administratie al societatii MED LIFE S.A., societate pe actiuni administrata in sistem unitar si functionand in conformitate cu legile din Romania, cu sediul social in Romania, Bucuresti, Calea Grivitei nr. 365, Sector 1, inregistrata la Registrul Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub nr. J40/3709/1996, cod unic de inregistrare 8422035, avand capital social subscris si varsat in cuantum de 5.536.270,5 RON  (numita in continuare "Societatea"), in conformitate cu prevederile art. 117 din Legea societatilor 31/1990, republicata ("Legea nr. 31/1990"), Legii 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata ("Legea nr. 24/2017") si reglementarile secundare emise in aplicarea acesteia coroborate cu art. 10 si art. 16 din Actul Constitutiv al Societatii,

 

Convoaca:

 

ADUNAREA GENERALA  ORDINARA A ACTIONARILOR ("AGOA") si

ADUNAREA GENERALA EXTRAORDINARA A ACTIONARILOR ("AGEA")

(impreuna denumite "Adunarile")

 

in data de 23.04.2020, ora 10:00 (ora Romaniei) pentru AGOA si ora 11:00 (ora Romaniei) pentru AGEA, la sediul Societatii situat in Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, etaj 3, sala CEX, pentru toti actionarii inregistrati in registrul actionarilor tinut de Depozitarul Central S.A. la sfarsitul zilei de 14.04.2020, stabilita ca data de referinta pentru tinerea AGOA si AGEA, avand urmatoarea ordine de zi:

 

Ordinea de zi pentru AGOA

  1. Alegerea secretarului de sedinta al adunarii.
  2. Aprobarea situatiilor financiare anuale individuale ale Societatii la 31.12.2019, intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, pe baza rapoartelor prezentate de Consiliul de Administratie si de auditorul financiar al Societatii.
  3. Aprobarea situatiilor financiare anuale consolidate la 31.12.2019, intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, pe baza rapoartelor prezentate de Consiliul de Administratie si de auditorul financiar al Societatii.
  4. Aprobarea descarcarii de gestiune a Consiliului de Administratie pentru exercitiul financiar 2019.
  5. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli si a programului de activitate al Societatii la nivel individual pentru exercitiul financiar 2020.
  6. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli si a programului de activitate la nivel consolidat pentru exercitiul financiar 2020.
  7. Imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie al Societatii pentru a intocmi si a semna, in numele Societatii, pentru a aduce la indeplinire si pentru a depune orice documente, precum si pentru a da orice declaratii necesare si a indeplini orice formalitati in legatura cu hotararile AGOA, precum cele de publicare, inclusiv sa achite orice taxe, sa solicite si sa primeasca orice documente/acte emise de orice autoritati competente, precum si acordarea dreptului de a delega unei alte persoane mandatul pentru formalitatile amintite anterior.

 

Ordinea de zi pentru AGEA

  1. Alegerea secretarului de sedinta al adunarii.
  2. Autorizarea Consiliului de Administratie al Societatii pentru a:
  • negocia cu Banca Comerciala Romana S.A, in calitate de Agent si Imprumutator, precum si cu alte entitati care vor participa la finantare impreuna cu Banca Comerciala Romana S.A., termenii si conditiile majorarii limitei de credit acordate in baza Contractului de facilitate de Credit Sindicalizat incheiat la data de 24 Septembrie 2019, intre Med Life S.A., Bahtco Invest S.A., Accipiens S.A., Policlinica De Diagnostic Rapid S.A., Clinica Polisano S.R.L., Dent Estet Clinic S.A., Genesys Medical Clinic S.R.L., Centrul Medical Sama S.A., Valdi Medica S.R.L., in calitate de Imprumutati, pana la un prag maximal de 110 Milioane Euro, prelungirea duratei de rambursare ale facilitatilor existente, rearanjarea termenelor si conditiilor aferente, modificarea garantiilor (contractul astfel modificat fiind denumit „Contractul de Credit”);
  • negocia cu Banca Comerciala Romana S.A, precum si cu alte entitati care vor participa la finantare impreuna cu Banca Comerciala Romana S.A., termenii si conditiile amendamentelor la contractele de ipoteca prin care se garanteaza obligatiile de rambursare a finantarii acordate prin Contractul de Credit, incheiate in scopul confirmarii garantarii obligatiilor asa cum vor fi acestea majorate.
  1. Imputernicirea Consiliului de Administratie al Societatii in vederea executarii tuturor operatiunilor si/sau procedurilor necesare si utile, cu privire la implementarea punctului 2 de mai sus.
  2. Autorizarea dobandirii, de catre Societate, direct sau prin intermediul unei persoane actionand in nume propriu, dar pe seama Societatii, a unui numar maxim de 1.770.000 actiuni proprii, pentru o perioada maxima de 18 luni de la data publicarii hotararii in Monitorul Oficial al Romaniei, partea a IV-a, la un pret pe actiune cuprins intre 10 RON si 50 RON, valoarea nominala a actiunilor proprii astfel dobandite neputand depasi pragul de 10% din capitalul social subscris al Societatii. Un numar de maximum 1.770.000 actiuni proprii astfel dobandite va fi oferit fostilor sau actualilor membri ai conducerii sau fostilor sau actualilor angajati ai unora dintre filialele Societatii.
  3. Imputernicirea Consiliului de Administratie al Societatii in vederea executarii tuturor operatiunilor si/sau procedurilor necesare si utile, cu privire la implementarea punctului 5 de mai sus. Consiliul de Administratie este imputernicit sa decida inclusiv schimbarea scopului rascumpararii de actiuni, cu exceptia situatiei in care noul scop ar impune aprobarea adunarii generale a actionarilor.
  4. Imputernicirea Presedintelui Consiliului de Administratie al Societatii pentru a intocmi si a semna, in numele Societatii, pentru a aduce la indeplinire si pentru a depune orice documente, precum si pentru a da orice declaratii necesare si a indeplini orice formalitati in legatura cu hotararile AGEA, precum cele de publicare, inclusiv sa achite orice taxe, sa solicite si sa primeasca orice documente/acte emise de orice autoritati competente, precum si acordarea dreptului de a delega unei alte persoane mandatul pentru formalitatile amintite anterior.
  5. Aprobarea datei de 12.05.2020 ca data de inregistrare pentru identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele hotararilor AGEA, in conformitate cu legea aplicabila.

 

Doar persoanele care sunt inregistrate ca actionari la Data de Referinta 14.04.2020 in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa si de a vota in cadrul Adunarilor.

 

INFORMATII IMPORTANTE IN LEGATURA CU SITUATIA PROVOCATA DE COVID-19

Avand in vedere (i) situatia actuala exceptionala cauzata la nivel global de virusul COVID-19 si (ii) instituirea starii de urgenta, precum si masurile de preventie luate de autoritatile din Romania, precum limitarile privind adunarile de persoane, subliniem faptul ca conducerea Societatii sustine astfel de masuri si doreste sa limiteze pe cat mai mult posibil interactiunile umane in legatura cu evenimentele corporative al Societatii. In acest sens, Societatea recomanda cu tarie actionarilor sa foloseasca mijloacele electronice/ de interactiune la distanta cu privire la AGOA/AGEA, precum:

  1. accesarea materialelor aferente AGOA/AGEA pe suport in format electronic, mai degraba decat in copie fizica. Materialele aferente punctelor de pe ordinea de zi a AGOA/AGEA vor fi disponibile pe pagina de internet a Societatii conform celor descrise in acest convocator.
  2. transmiterea de catre actionari (i) a intrebarilor cu privire la AGOA/AGEA, (ii) a propunerilor pentru secretarul de sedinta, (iii) a cererilor privind suplimentarea ordinii de zi a AGOA/AGEA), prin e-mail folosind semnatura electronica conform celor descrise mai jos in acest convocator, mai degraba decat prin posta, curier sau personal la registratura Societatii;
  3. votarea prin corespondenta si, de preferinta, prin e-mail folosind semnatura electronica conform celor descrise mai jos in acest convocator, mai degraba decat prin posta, curier sau personal la registratura Societatii.

Consideram ca, in aceste conditii extreme produse de COVID-19, ar fi optim ca AGOA si AGEA sa fie tinute pe cat posibil fara participarea fizica a actionarilor (cu exceptia secretarului de sedinta). In acest sens, am decis si includerea ca punct distinct pe ordinele de zi ale AGOA si AGEA a alegerii secretarului de sedinta, astfel incat si secretarul sa poata fi ales prin vot prin corespondenta.

De asemenea, recomandam ca fiecare actionar care va participa fizic la AGOA/AGEA sa respecte recomandarile autoritatilor in ceea ce priveste starea de sanatate si sa se asigure ca nu prezinta simptomele specifice COVID-19.

Mentionam ca participarea la intruniri publice (care respecta eventualele limitele impuse de autoritati la acel moment) expune participantii la o posibila contaminare, iar Societatea nu isi asuma nicio obligatie si nu poate fi tinuta raspunzatoare pentru un astfel de risc.

In functie de viitoarele dezvoltari ale situatiei create de COVID-19 intre momentul publicarii acestei convocari si data tinerii AGOA/AGEA, vom adopta masurile corespunzatoare, necesare sau impuse de autoritati si ne angajam sa tinem la curent actionarii Societatii pe cat de repede posibil cu privire la AGOA si AGEA Societatii.

 

Propuneri ale actionarilor privind adunarea generala a actionarilor

Unul sau mai multi actionari reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii (denumiti in cele ce urmeaza "Initiatori") au dreptul:

  1. de a introduce puncte pe ordinea de zi a AGOA/AGEA, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare de AGOA/AGEA; si
  2. de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA/AGEA.

Cererile Initiatorilor cu privire la introducerea unor noi puncte pe ordinea de zi, precum si proiectele de hotarari pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA/AGEA, insotite de copia actului de identitate valabil al Initiatorului, pot fi inaintate dupa cum urmeaza:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6 pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020”.
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrat ca fiind primit la registratura Societatii pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), la adresa [email protected], mentionand la subiect "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020".

Ordinea de zi completata cu punctele propuse de actionarii sus-mentionati va fi publicata cu indeplinirea cerintelor prevazute de lege si de actul constitutiv pentru convocarea Adunarii cu cel putin 10 zile calendaristice inaintea Adunarilor.

 

Propuneri din partea actionarilor pentru alegerea secretarului de sedinta

Orice actionar al Societatii are dreptul de a formula propuneri cu privire la secretarul de sedinta al AGOA, respectiv al AGEA. Conform legii, secretarul de sedinta trebuie sa fie (i) persoana fizica actionar al Societatii, (ii) reprezentantul legal al persoanei juridice actionar al Societatii sau (iii) imputernicitul prin procura generala sau speciala desemnat de actionarul persoana fizica sau juridica al Societatii. Actionarul care face o propunere trebuie sa trimita Societatii si o dovada a preluarii acceptului persoanei fizice propuse ca secretar de sedinta in vederea procesarii in acest sens a datelor cu caracter personal ale acestuia.

De asemenea, si Consiliul de Administratie al Societatii va face o propunere pentru secretarul de sedinta al AGOA, respectiv al AGEA, propunere care va fi inclusa intr-o nota ce va fi pusa la dispozitia actionarilor si va fi inclusa in procuri, in buletinele de vot prin corespondenta si in buletinele de vot.

Propunerile cu privire la secretarul de sedinta al AGOA, respectiv al AGEA, precum si dovada preluarii acceptului persoanei fizice propuse ca secretar de sedinta in vederea procesarii in acest sens a datelor cu caracter personal ale acestuia, insotite de copia actelor de identitate valabile ale actionarului care face propunerea si ale persoanei propuse, pot fi inaintate dupa cum urmeaza:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6 pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PROPUNERE SECRETAR PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020”.
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrat ca fiind primit la registratura Societatii pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule " PROPUNERE SECRETAR PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa, incorporata conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pana la data de 06.04.2020, ora 16:00 (ora Romaniei), la adresa [email protected], mentionand la subiect "PROPUNERE SECRETAR PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020".

 

Intrebari referitoare la adunarea generala a actionarilor

Actionarii Societatii, indiferent de nivelul participatiei la capitalul social, pot depune intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi a Adunarilor, insotite de copia actului de identitate valabil al actionarului, astfel:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 22.04.2020, ora 16.00 (ora Romaniei);
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la registratura Societatii pana la data de 22.04.2020, ora 16.00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], mentionand la subiect: "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 22.04.2020, ora 16.00 (ora Romaniei).

 

Participarea la adunarea generala a actionarilor

Accesul actionarilor inregistrati in registrul actionarilor la Data de Referinta si indreptatiti sa participe la Adunari este permis prin simpla proba a identitatii acestora, facuta, (i) in cazul actionarilor persoane fizice, cu actul de identitate al acestora sau, (ii) in cazul actionarilor persoanelor juridice, cu actul de identitate al reprezentantului legal, iar (iii) in cazul actionarilor persoanelor juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate, cu imputernicirea data persoanei care le reprezinta, cu respectarea prevederilor legale aplicabile in materie.

Actionarii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. pot participa personal sau prin reprezentare la Adunari, fiecare actionar avand dreptul de a desemna orice alta persoana fizica sau juridica in calitate de reprezentant pentru a participa si a vota in numele sau in cadrul Adunarilor, cu respectarea prevederilor art. 92 din Legea nr. 24/2017.

Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte la AGOA/AGEA. Cu toate acestea, daca un actionar detine actiuni ale Societatii in mai multe conturi de valori mobiliare, aceasta restrictie nu il va impiedica sa desemneze un reprezentant separat pentru actiunile detinute in fiecare cont de valori mobiliare cu privire la o anumita adunare generala. Totusi, actionarului i se interzice sa exprime voturi diferite in baza actiunilor detinute de acesta in capitalul social al Societatii.

In cazul participarii prin reprezentare, actionarul va desemna un reprezentant printr-o procura speciala intocmita in baza formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, atat in limba romana, cat si in limba engleza, sau printr-o imputernicire generala acordata in conditiile prezentate mai jos.

Un actionar poate desemna prin procura unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in Adunari in cazul in care reprezentantul desemnat este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin procura sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, trebuie indicata si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.

In cazul in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in Adunari pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale de catre actionar. Custodele va vota in Adunare exclusiv in conformitate si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la Data de Referinta.

In situatia discutarii in cadrul Adunarilor, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat.

 

Procura Speciala

Procura speciala este valabila doar pentru AGOA/AGEA pentru care a fost solicitata. Procura speciala poate fi acordata doar prin utilizarea formularului de procura speciala pus la dispozitia actionarilor de catre Societate conform sectiunii Alte prevederi cu privire la Adunare de mai jos.

Reprezentantul are obligatia sa voteze in conformitate cu instructiunile formulate de actionarul care l-a desemnat. Procurile speciale trebuie sa contina instructiuni specifice de vot pentru fiecare punct de pe ordinea de zi a AGOA/AGEA.

In cazul procurii speciale, un exemplar original, completat in limba romana sau in limba engleza si semnat de actionar, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si al reprezentantului, se vor transmite Societatii astfel:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020, ora 09:00 (ora Romaniei);
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la registratura Societatii pana la data de 21.04.2020, ora 09:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], mentionand la subiect: "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020, ora 09:00 (ora Romaniei).

In toate cazurile, reprezentantul va prezenta organizatorilor Adunarii, un exemplar original al procurii speciale la inregistrare.

 

Prevederi speciale privind procura generala

Procura generala va fi valabila numai daca: (i) este acordata pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, (ii) permite in mod expres reprezentantului actionarului care a acordat o astfel de procura sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea adunarilor generale ale actionarilor Societatii, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie si (iii) este acordata de catre actionar, in calitate de client, unui intermediar definit conform art. 2 alin. (1) pct. 20 din Legea 24/2017 sau unui avocat. Actionarii Societatii nu pot fi reprezentati in AGOA/AGEA pe baza procurii generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese ce poate aparea in special in unul dintre urmatoarele cazuri:

a)     este un actionar majoritar al Societatii, sau o alta entitate, controlata de respectivul actionar;

b)    este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al Societatii, al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform celor prevazute la lit. a);

c)     este un angajat sau un auditor al Societatii ori al unui actionar majoritar sau al unei entitati controlate, conform celor prevazute la lit. a);

d)    este sotul, ruda sau afinul pana la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevazute la lit. a)-c).

Procura generala trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii: 1. numele/denumirea actionarului; 2. numele/denumirea reprezentantului (cel caruia i se acorda procura); 3. data procurii, precum si perioada de valabilitate a acesteia, cu respectarea prevederilor legale; procurile purtand o data ulterioara au ca efect revocarea procurilor datate anterior; 4. precizarea faptului ca actionarul imputerniceste reprezentantul sa participe si sa voteze in numele sau prin procura generala in adunarea generala a actionarilor pentru intreaga detinere a actionarului la data de referinta, cu specificarea expresa a societatii/societatilor pentru care se utilizeaza respectiva procura generala.

Procura generala inceteaza in conformitate cu alin. 2 al art. 202 din Regulamentul ASF 5/2018.

Inainte de prima ei utilizare, o copie a procurii generale semnata de actionar si avand continutul minim prevazut de Regulamentul ASF 5/2018, cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si o declaratie pe proprie raspundere a intermediarului sau a avocatului conform celor de mai jos se vor transmite Societatii astfel:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei);
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la registratura Societatii pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020”;
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], mentionand la subiect: "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei).

Declaratia pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala va specifica urmatoarele:

  1.  imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului;
  2. imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

Declaratia trebuie depusa in original, semnata si, dupa caz, stampilata, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acesteia. Declaratia se depune la Societate odata cu procura generala, in conditiile si termenele prevazute mai sus.

Copiile procurilor generale cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sunt retinute de Societate, facandu-se mentiune despre aceasta in procesul-verbal al AGOA/AGEA.

 

Alte prevederi privind reprezentarea

Actionarii pot sa isi desemneze si sa isi revoce reprezentantul prin mijloace electronice de transmisie a datelor, revocarea urmand a-si produce efecte si a fi opozabila Societatii daca a fost receptionata de Societate pana la termenul limita pentru depunerea/transmiterea procurilor.

Imputernicitul nu poate fi substituit de o alta persoana decat in cazul in care acest drept i-a fost conferit in mod expres de catre actionar in imputernicire. In conditiile in care persoana imputernicita este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul sau de administrare sau conducere sau dintre angajatii sai.

In situatia in care un actionar este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA/AGEA in conditiile in care prezinta Societatii o declaratie pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in care se precizeaza:

  1. in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA/AGEA;
  2. institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar.

Declaratia trebuie depusa/transmisa la Societate cu 48 de ore inainte de ora de incepere a AGOA/AGEA, respectiv pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei), in original, semnata si, dupa caz, stampilata, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acesteia, astfel:

  1. depusa la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  2. transmisa catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la registratura Societatii pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020”;
  3. transmisa prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], mentionand la subiect: "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020".

 

Votul prin corespondenta

Actionarii Societatii inregistrati la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central S.A. au posibilitatea de a vota prin corespondenta prin utilizarea formularului de buletin de vot pentru votul prin corespondenta pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, atat in limba romana, cat si in limba engleza.

Votul prin corespondenta poate fi exprimat de catre un reprezentant conventional al actionarului numai in situatia in care acesta a primit din partea respectivului actionar o imputernicire speciala/generala care se depune la Societate in conformitate cu art. 92 din Legea nr. 24/2017 sau daca reprezentantul este o institutie de credit care presteaza servicii de custodii. Daca persoana care reprezinta actionarul prin participare personala la AGOA/AGEA este alta decat cea care a exprimat votul prin corespondenta, atunci pentru valabilitatea votului sau aceasta prezinta secretarului de sedinta al AGOA/AGEA o revocare scrisa a votului prin corespondenta semnata de actionar sau de reprezentantul care a exprimat votul prin corespondenta. Acest lucru nu este necesar daca actionarul sau reprezentantul legal al acestuia este prezent personal in cadrul AGOA/AGEA.

In cazul votului prin corespondenta, buletinele de vot, completate in limba romana sau engleza si semnate, impreuna cu o copie a actului de identitate al actionarului si al reprezentantului, pot fi inaintate dupa cum urmeaza:

  1. depuse la registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei);
  2. transmise catre registratura Societatii din Bucuresti, str. Grigore Manolescu nr. 7A, Sector 1, cladirea Enel, parter, camera 6, prin orice forma de curierat cu confirmare de primire, astfel incat sa fie inregistrate ca fiind primite la registratura Societatii pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei), in plic inchis, cu mentiunea scrisa clar si cu majuscule "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020";
  3. transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], mentionand la subiect: "PENTRU ADUNARILE GENERALE ALE ACTIONARILOR MED LIFE S.A. DIN DATA DE 23/24 APRILIE 2020" pana la data de 21.04.2020 ora 09:00 (ora Romaniei).

 

Alte prevederi cu privire la Adunari

Calitatea de actionar, precum si, in cazul actionarilor persoane juridice sau al entitatilor fara personalitate juridica, calitatea de reprezentant legal se constata in baza listei actionarilor de la Data de Referinta / data de inregistrare, primita de Societate de la Depozitarul Central S.A., pe baza urmatoarelor documente prezentate Societatii de catre actionar, emise de Depozitarul Central S.A. sau de participantii care furnizeaza servicii de custodie:

  1. extrasul de cont din care rezulta calitatea de actionar si numarul de actiuni detinute;
  2. documente care atesta inscrierea informatiei privind reprezentantul legal la Depozitarul Central S.A./respectivii participanti.

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de o traducere realizata de un traducator autorizat in limba romana sau in limba engleza, fara a fi necesara legalizarea sau apostilarea acestor documente.

In toate cazurile descrise mai sus in care se face referire la:

  1. actele de identitate ale unei persoane se au in vedere urmatoarele documente: in cazul persoanelor fizice - buletin/carte de identitate/pasaport, iar in cazul persoanelor juridice - buletin/carte de identitate/pasaport al reprezentantului legal inscris in lista actionarilor Societatii, emisa de Depozitarul Central S.A.;
  2. reprezentantul actionarilor inscris in lista actionarilor emisa de Depozitarul Central S.A., daca respectivul reprezentant nu este inscris ca atare in evidentele Depozitarului Central S.A., pentru identificarea reprezentantului actionarului persoana juridica se va transmite un certificat constatator eliberat de Registrul Comertului sau orice alt document echivalent, in original sau in copie conforma cu originalul emis de catre o autoritate competenta din statul in care actionarul este inmatriculat legal, aflat in termenul de valabilitate si care atesta calitatea de reprezentant legal.

Netransmiterea procurilor generale sau speciale/formularelor de vot prin corespondenta pana la data stabilita se sanctioneaza cu pierderea dreptului de a vota prin reprezentant/prin corespondenta in cadrul AGOA/AGEA. Procurile speciale/formularele de vot prin corespondenta care nu contin cel putin informatiile cuprinse in formularul pus la dispozitie de Societate nu sunt opozabile Societatii, nefiind opozabile Societatii nici procurile generale care nu contin informatiile minime cerute de prevederile legale.

Daca in data de 23.04.2020 (data primei convocari a Adunarilor) nu se intrunesc conditiile de validitate legale si statutare pentru tinerea AGOA/AGEA, respectiva AGOA/AGEA este convocata pentru 24.04.2020, in acelasi loc, la aceeasi ora si avand aceeasi ordine de zi.

Documentele si materialele informative referitoare la punctele incluse pe ordinea de zi a AGOA/AGEA, prezentul convocator, proiectele de hotarari, numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii, precum si formularele de procura speciala si formularele de vot prin corespondenta pentru AGOA/AGEA vor fi puse la dispozitia actionarilor, atat in limba romana, cat si in engleza, incepand cu data de 23.03.2020 la sediul social al Societatii din Romania, Bucuresti, Calea Grivitei nr. 365, Sector 1 si vor fi disponibilizate pe pagina de web a Societatii (www.medlife.ro, sectiunea Relatia cu investitorii < Adunarile Generale ale Actionarilor).

La data convocarii, capitalul social al Societatii este format din 22.145.082  actiuni nominative. Societatea detine la data convocarii 129.731 actiuni proprii care nu dau drept de vot pe perioada detinerii lor de catre Societate (actiuni cu drept de vot suspendat); prin urmare, numarul total de drepturi de vot la data convocarii este de 22.015.351.

Proiectele de hotarari propuse de catre actionari vor fi adaugate pe pagina de internet a Societatii de indata ce este posibil, dupa primirea lor de catre Societate.

Informatii suplimentare se pot obtine de la Departamentul Piete Financiare, la numarul de telefon +40 730 593 022 si de pe website-ul Societatii www.medlife.ro.

 

Presedintele Consiliului de Administratie

MIHAIL MARCU

MED LIFE S.A.