Convocare AGOA pentru data de 29 aprilie 2020

EL SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A.

Catre: Autoritatea de Supraveghere Financiara din Romania (ASF)

            Bursa de Valori Bucuresti (BVB)

            Bursa de Valori Londra (LSE)

Raport curent conform Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiunile de piata si Codului Bursei de Valori Bucuresti

Data Raportului: 6 martie 2020

Denumirea entitatii emitente: Societatea Energetica Electrica S.A  

Sediul Social: Str. Grigore Alexandrescu, Nr. 9, Sectorul 1, Bucuresti, Romania

Numar de telefon/fax: 004-021-2085999/ 004-021-2085998

Codul unic de inregistrare fiscala: RO 13267221

Numar de ordine in Registrul Comertului: J40/7425/2000

Capital social subscris si varsat: 3.464.435.970 RON

Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti (BVB) si Bursa de Valori Londra (LSE)

Evenimente importante de raportat:

Convocarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatea Energetica Electrica SA pentru data de 29 aprilie 2020

In conformitate cu Legea societatilor nr. 31/1990, Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata si Regulamentul nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiunile de piata, Societatea Energetica Electrica S.A. (Electrica sau Societatea) convoaca Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (AGOA) in data de
29 aprilie 2020, ora 10:00 (ora Romaniei).

Materialele informative aferente ordinii de zi pentru AGOA Electrica vor fi disponibile actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor incepand cu data de 6 martie 2020 si in format fizic la Registratura Electrica de la sediul social al acesteia, incepand cu data de 9 martie 2020, cu exceptia listei preliminare cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de administrator al Societatii, care va fi disponibila incepand cu data de 16 martie 2020.

Convocarea AGOA Electrica a fost aprobata in sedinta Consiliului de Administratie al Societatii din data de 6 martie 2020. In data de 10 martie 2020, convocatorul AGOA se va publica si in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a si in cel putin un ziar de circulatie nationala.

Anexat: Convocatorul Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor Societatea Energetica Electrica SA pentru data de 29 aprilie 2020.

 

Director General                   

Georgeta Corina Popescu     

 

  

CONVOCATORUL

ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR

SocietATEA energeticA electrica s.a.

 

Consiliul de Administratie al SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A. (denumita in continuare Societatea sau Electrica), cu sediul social in mun. Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, sector 1, inmatriculata la Registrul Comertului cu numarul J40/7425/2000, cod unic de inregistrare (CUI) RO 13267221, avand capitalul social subscris si varsat in cuantum de 3.464.435.970 lei,

potrivit deciziei sedintei Consiliului de Administratie al Societatii (Consiliul de Administratie) din data de 6 martie 2020,

in temeiul dispozitiilor Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, ale Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, ale Regulamentului ASF nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiunile de piata si potrivit prevederilor actului constitutiv al Societatii (Actul Constitutiv),

CONVOACA

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii (AGOA) in data de 29 aprilie 2020, cu incepere de la ora 10.00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, cod postal 010621, Sala de conferinte ”Radu Zane”.

In cazul in care, la data mentionata mai sus, ca fiind data primei convocari a sedintei AGOA, nu se intruneste cvorumul de prezenta prevazut de lege si/sau Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza cea de-a doua sedinta AGOA, avand aceeasi ordine de zi, pentru data de 30 aprilie 2020, cu incepere de la ora 10.00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, Str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, cod postal 010621, Sala de conferinte ”Radu Zane”.

Doar persoanele care sunt inregistrate ca actionari ai Societatii la sfarsitul zilei de 31 martie 2020 (Data de Referinta) in registrul actionarilor Societatii tinut de catre Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa si vota in cadrul sedintei AGOA. In eventualitatea unei a doua convocari a AGOA, Data de Referinta ramane aceeasi.

Ordinea de zi a sedintei AGOA va fi urmatoarea:

  1. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2019, intocmite in conformitate cu Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr. 2844/2016 pentru aprobarea Reglementarilor contabile conforme cu Standardele Internationale de Raportare Financiara, pe baza Raportului Administratorilor pentru anul 2019 si a Raportului Auditorului Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Individuale ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2019.
  2. Aprobarea Situatiilor Financiare Anuale Consolidate ale Electrica la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2019, intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara adoptate de catre Uniunea Europeana, pe baza Raportului Administratorilor pentru anul 2019 si a Raportului Auditorului Independent asupra Situatiilor Financiare Anuale Consolidate la data si pentru exercitiul financiar incheiat la 31 decembrie 2019.
  3. Aprobarea propunerii Consiliului de Administratie al Electrica privind repartizarea profitului net al exercitiului financiar 2019, aprobarea valorii totale a dividendelor brute in suma de 246.108.017 RON, a valorii dividendului brut pe actiune in valoare de 0,7248 RON si a datei platii dividendelor - data de 26 iunie 2020, asa cum sunt acestea prevazute in nota prezentata actionarilor.
  4. Aprobarea descarcarii de gestiune a membrilor Consiliului de Administratie al Electrica pentru exercitiul financiar 2019.
  5. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2020, la nivel individual.
  6. Aprobarea bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2020, la nivel consolidat.
  7. Alegerea unui nou membru al Consiliului de Administratie al Societatii pentru ocuparea pozitiei vacante, in urma renuntarii la mandat a administratorului neindependent Niculae Havrilet. Durata mandatului administratorului ales va fi egala cu perioada care a ramas pana la expirarea mandatului aferent pozitiei vacante, respectiv pana la 27 aprilie 2022. Forma contractului de mandat si remuneratia cuvenita noului administrator, conform Politicii de Remunerare a Membrilor Consiliului de Administratie, au fost aprobate prin Hotararea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor nr. 1 din data 9 februarie 2018.
  8. Imputernicirea reprezentantului Ministerului Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri, prezent in AGOA, in vederea semnarii, in numele Societatii, a contractului de mandat cu membrul Consiliului de Administratie ales potrivit punctului 7 de mai sus.
  9. Stabilirea datei de 9 iunie 2020 ca data de inregistrare, data la care va avea loc identificarea actionarilor asupra carora se rasfrang efectele AGOA Electrica, inclusiv dreptul de a beneficia de dividende, in conformitate cu art. 86 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
  10. Stabilirea datei de 8 iunie 2020 ca ex date, data de la care instrumentele financiare se tranzactioneaza fara drepturile care deriva din AGOA Electrica.
  11. Imputernicirea Presedintelui de Sedinta, a secretarului de sedinta si a secretariatului tehnic pentru semnarea impreuna a hotararii AGOA si pentru a indeplini individual, si nu impreuna, orice act sau formalitate ceruta de lege pentru inregistrarea hotararii AGOA la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti, precum si pentru publicarea hotararii AGOA conform legii.

***

PRECIZARI PRIVIND SEDINTA AGOA

I.                    Cerintele de identificare aplicabile actionarilor

Cerintele de identificare aplicabile pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru mandatarul acestuia si/sau pentru reprezentantul legal/mandatarul actionarului persoana juridica sunt:

(a)                in cazul actionarilor persoane fizice:

(i)            sa fie insotite de actul de identitate sau, dupa caz, de copia actului de identitate al actionarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini), care sa permita identificarea acestuia in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central SA;

(ii)          constatarea calitatii de mandatar se va face in baza imputernicirii speciale sau imputernicirii generale emise de actionar sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;  imputernicirea generala poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat; imputernicirea generala va fi acceptata fara alte documente suplimentare de indentificare, daca este intocmita conform prevederilor legale in vigoare, este semnata de actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca: 

-          imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului; 

-          imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul. 

Declaratia semnata si dupa caz, stampilata, se va transmite in original, odata cu imputernicirea generala. 

In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA in conditiile in care prezinta o declaratie pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in care se precizeaza: 

-          in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA; 

-          faptul ca institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar.

(iii)        copia actului de identitate al mandatarului sau reprezentantului mandatarului persoana fizica (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini),

(iv)        in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA) sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului persoana juridica, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA).

IAR

(b)               in cazul actionarilor persoane juridice:

(i)            constatarea/confirmarea calitatii de reprezentant legal se face in baza listei actionarilor primita de la Depozitarul Central SA; totusi daca actionarul/persoana care are aceasta obligatie nu a informat in timp util Depozitarul Central SA privind reprezentantul sau legal (astfel incat registrul actionarilor de la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci certificatul constatator (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA) trebuie sa faca dovada calitatii reprezentantului legal al actionarului persoana juridica sau, in cazul Statului Roman, o copie dupa documentul care probeaza calitatea de reprezentant legal al celui care il reprezinta;

(ii)          constatarea calitatii de reprezentant conventional/mandatar se va face in baza imputernicirii speciale emise de reprezentantul legal al actionarului, identificat conform lit. (i) de mai sus sau in baza imputernicirii generale emise de reprezentantul legal al actionarului (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat), sau, in cazul actionarilor care sunt organizatii internationale, in baza unei imputerniciri speciale sau generale (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) acordate conform procedurii standard utilizate de acea organizatie si insotita de toate documentele justificative privind calitatea semnatarilor; in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale; imputernicirea generala va fi acceptata fara alte documente suplimentare de indentificare, daca este intocmita conform prevederilor legale in vigoare, este semnata de actionar si este insotita de o declaratie pe propria raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicirea generala, din care sa reiasa ca: 

-          imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului sau, dupa caz, avocatului; 

-          imputernicirea generala este semnata de actionar, inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul. 

Declaratia semnata si, dupa caz, stampilata, se va transmite in original, odata cu imputernicirea generala. 

In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA in conditiile in care prezinta o declaratie pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in care se precizeaza: 

-          in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA; 

-          faptul ca institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar.

(iii)        copia actului de identitate al reprezentantului legal/mandatarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini);

(iv)        in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica: dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi 30 de zile inainte de data AGOA)/ documente similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA), sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului persoana juridica, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA).

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal/conventional/mandatar intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana si/sau in limba engleza.

II.                 Materiale informative privind ordinea de zi

Vor fi puse la dispozitia actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii, la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor” si in format fizic la Registratura Societatii de la sediul social al acesteia din Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu, nr. 9, sector 1, care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre
orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne, urmatoarele documente in limba romana si in limba engleza:

(1)          De la data convocarii si pana la (si inclusiv) data AGOA, in prima sau a doua convocare:

(a)      convocatorul AGOA;

(b)     situatiile financiare anuale individuale ale Electrica pentru exercitiul financiar 2019, insotite de raportul auditorului independent si de raportul administratorilor pentru anul 2019;

(c)      situatiile financiare anuale consolidate ale Electrica pentru exercitiul financiar 2019, insotite de raportul auditorului independent si de raportul administratorilor pentru anul 2019;

(d)     nota privind propunerea Consiliului de Administratie de distribuire a profitului aferent exercitiului financiar 2019, respectiv valoarea totala a dividendelor, dividendul brut pe actiune si data platii dividendelor;

(e)      bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2020, la nivel individual;

(f)      bugetului de venituri si cheltuieli al Electrica aferent exercitiului financiar 2020, la nivel consolidat;

(g)      alte informatii/documente referitoare la subiectele incluse pe ordinea de zi a AGOA.

 

(2)          Incepand cu data de 16 Martie 2020 si pana la (si inclusiv) data AGOA, in prima sau a doua convocare:

(a)           numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii;

(b)          textul integral al proiectului de hotarare propus spre aprobare AGOA;

(c)           formularul de imputernicire speciala utilizabil pentru votul prin reprezentant;

(d)          formularul de vot prin corespondenta;

(e)           alte informatii/documente referitoare la subiectele incluse pe ordinea de zi a AGOA.

 

Documentele mentionate la punctul 1. (a) si (g) si la punctul 2. (b), (c), (d) si (e) vor fi actualizate si republicate in cazul in care se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si/sau pentru a reflecta propunerile de candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie al Societatii.

 

Pentru obtinerea de copii fizice ale documentelor mentionate la punctul 1 de mai sus, actionarii vor adresa cereri in scris, in acest sens, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne) sau la adresa de e-mail: [email protected], astfel incat sa fie receptionate de catre Societate incepand cu ora 09:00 (ora Romaniei) a datei de 9 martie 2020. Societatea va pune la dispozitia actionarilor, prin Registratura Societatii, copiile documentelor solicitate, in termen de maximum 2 zile lucratoare de la solicitare.

 

Pentru obtinerea de copii fizice ale documentelor mentionate la punctul 2 de mai sus, actionarii vor adresa cereri in scris, in acest sens, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne) sau la adresa de email [email protected], astfel incat sa fie receptionate de catre Societate incepand cu ora 16:00 (ora Romaniei) a datei de 16 martie 2020. Societatea va pune la dispozitia actionarilor, prin Registratura Societatii, copiile documentelor solicitate, in termen de maximum 2 zile lucratoare de la solicitare.

III.               Intrebari privind ordinea de zi/activitatea Societatii

Actionarii Societatii, cu indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor), pot adresa intrebari in scris, in limba romana sau in limba engleza, privind subiectele de pe ordinea de zi a sedintei AGOA, activitatea Societatii, inaintea datei de desfasurare a AGOA. Respectivele intrebari vor fi adresate Consiliului de Administratie al Societatii si vor fi transmise fie (i) in format fizic (personal sau prin servicii de posta/curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail: [email protected], astfel incat sa fie receptionate de Societate pana la data de 28 aprilie 2020, ora 17:00 (ora Romaniei), cu mentiunea scrisa clar, cu majuscule ”INTREBARI PRIVIND ORDINEA DE ZI/ACTIVITATEA SOCIETATII -- PENTRU AGOA DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2020”.

In ceea ce priveste intrebarile adresate in format fizic, acestea trebuie sa fie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.

Societatea va raspunde acestor intrebari in timpul sedintei AGOA, putand formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. De asemenea, se considera ca un raspuns este dat si daca informatia relevanta este disponibila pe pagina de internet a Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.

IV.               Dreptul actionarilor de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a sedintei AGOA

Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in termen de cel mult 15 zile de la publicarea convocatorului sedintelor AGOA, de a solicita, in scris, introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a sedintei.

Aceste solicitari formulate de actionari trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

(a)    sa fie insotite de documentele care atesta indeplinirea cerintelor de identificare mentionate in cadrul Sectiunii I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor) care sunt aplicabile si pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica care solicita introducerea de noi puncte pe ordinea de zi, care vor fi transmise Societatii potrivit prevederilor de la lit. (c) de mai jos;

(b)   fiecare punct nou sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare in cadrul sedintei AGOA. Actionarii respectivi au, de asemenea, dreptul de a prezenta in scris proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA;

(c)    sa fie adresate Consiliului de Administratie al Societatii si sa fie transmise in scris, in termenul legal, fie (i) in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), sau (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail: [email protected], astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 26 martie 2020, ora 17:00 (ora Romaniei). Ambele modalitati de transmitere trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI -- PENTRU AGOA DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2020”;

(d)   in cazul propunerilor transmise in format fizic, acestea trebuie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.

Daca va fi cazul, convocatorul completat, impreuna cu documentele aferente actualizate vor fi disponibile pentru actionari, incepand cu data de 30 martie 2020, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, iar convocatorul completat va fi publicat si in Monitorul Oficial al Romaniei si intr-un ziar de larga raspandire, potrivit prevederilor legale.

V.                  Dreptul actionarilor de a propune candidati pentru pozitia de administrator ai Societatii

Actionarii Societatii au dreptul de a formula propuneri de candidati pentru ocuparea pozitiei de administrator vacanta in urma renuntarii la mandat a administratorului neindependent Niculae Havrilet, in conditiile legii si ale Actului Constitutiv. Propunerile vor fi transmise fie (i) in format fizic, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne) de la sediul social al Societatii (personal sau prin servicii de curierat cu confirmare de primire), sau (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa [email protected], astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 26 Martie 2020. Ambele modalitati de transmitere a propunerilor trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „PROPUNERI DE CANDIDATI - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2020”.

In ceea ce priveste cerintele de identificare a actionarilor care le formuleaza, propunerile trebuie sa fie insotite de documentele care atesta indeplinirea cerintelor de identificare mentionate in cadrul
sectiunii I (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor) de mai sus.

In ceea ce priveste candidatii, fiecare propunere trebuie sa fie insotita de cel putin urmatoarele documente:

(a)    Curriculum Vitae al candidatului din care sa reiasa experienta si pregatirea profesionala a acestuia;

(b)   o  copie a actului de identitate al candidatului;

(c)    in cazul propunerilor de candidati independenti, documente justificative care probeaza faptul ca acestia indeplinesc conditiile mentionate la lit. a) – k), ale art.18 alin. 2 din Actul Constitutiv, inclusiv, dar fara a se limita la, o declaratie pe propria raspundere a candidatului, in forma autentica, care atesta faptul ca acesta indeplineste toate conditiile si criteriile de independenta stabilite de lege si prin Actul Constitutiv.

Aceste documente vor fi verificate de catre Comitetul de Nominalizare si Remunerare constituit in cadrul Consiliului de Administratie al Societatii.

Lista preliminara cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de administrator al Societatii se vor afla la dispozitia actionarilor incepand cu data de 16 martie 2020, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro sectiunea „Relatia cu investitorii > Adunarea Generala a Actionarilor”.

Lista preliminara se va actualiza periodic in masura in care se primesc noi propuneri, cel mult o data pe zi. Conform art. 19 (5), punctul (ii) din Actul Constitutiv al Societatii, Comitetul de Nominalizare si Remunerare evalueaza indeplinirea de catre fiecare candidat a criteriilor aplicabile. In urma acestei evaluari, conform art. 19 (5), punctul (iii) din Actul Constitutiv al Societatii, Comitetul de Nominalizare si Remunerare propune si recomanda lista finala de candidati. Aceasta lista finala cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de administrator al Societatii, precum si formularul actualizat de vot prin corespondenta si formularul actualizat de imputernicire speciala utilizabil pentru votul prin reprezentant, se vor afla la dispozitia actionarilor incepand cu data de 30 martie 2020, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii, precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro sectiunea „Relatia cu investitorii > Adunarea Generala a Actionarilor”.

VI.               Participarea actionarilor la sedinta AGOA

Actionarii inscrisi la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central SA, pot participa si pot vota in cadrul AGOA:

-                    personal, prin vot direct;

-                    prin reprezentant cu imputernicire speciala sau generala (aceasta din urma poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;

-                    prin corespondenta.

(a)                  Votul personal

In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice vor fi indreptatiti sa participe la AGOA, prin simpla proba a identitatii acestora, respectiv a reprezentantilor legali, dupa caz, conform cerintelor de identificare prevazute in Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

(b)               Votul prin reprezentare cu imputernicire speciala sau generala

Reprezentarea actionarilor in AGOA se poate face prin reprezentant/mandatar, care poate fi un alt actionar sau o terta persoana, prin completarea si semnarea formularului imputernicirii speciale. In situatia discutarii in cadrul AGOA in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat.

De asemenea, un actionar poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, permitand reprezentantului sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGOA, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat. In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale. Custodele voteaza exclusiv in conformitate cu si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta. Imputernicirile generale, dupa caz si voturile exprimate prin institutii de credit care presteaza servicii de custodie, vor fi insotite de declaratiile indicate la pct. 1 din prezentul convocator.

Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in sedinta AGOA. Totusi, un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGOA, in cazul in care reprezentantul desemnat este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, actionarul va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.

Imputernicirea speciala, declaratia reprezentantului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului sau a institutiei de credit care presteaza servicii de custodie si imputernicirea generala (inainte de prima utilizare), prevazute mai sus, completate si semnate de actionari, vor fi transmise in scris fie (i) in original (in cazul imputernicirii speciale si al declaratiei reprezentatului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului si a institutiei de credit care presteaza servicii de custodie) sau in copie cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului (in cazul imputernicirii generale), in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail: [email protected], astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 24 aprilie 2020, ora 14:30 (ora Romaniei) (respectiv cu cel putin 2 (doua) zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA), sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA, semnate fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a imputernicirilor trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „IMPUTERNICIRE -- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2020”.

In scopuri de identificare, imputernicirea speciala va fi insotita de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Imputernicirea generala data de un actionar, in calitate de client, unui intermediar, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat, este valabila fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca imputernicirea este intocmita conform  Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicire generala, din care sa reiasa ca: (i) imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului, in sensul legislatiei pietei de capital, sau, dupa caz, avocatului si (ii) imputernicirea generala este semnata de actionar inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul. In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, institutia de credit poate participa si vota in cadrul AGOA in conditiile in care prezinta o declaratie pe propria raspundere, semnata de reprezentantul legal al institutiei de credit, in care se precizeaza: 

-          in clar, numele/denumirea actionarului in numele caruia institutia de credit participa si voteaza in cadrul AGOA; 

-          faptul ca institutia de credit presteaza servicii de custodie pentru respectivul actionar.

Imputernicirile speciale si generale sunt valabile, atat pentru prima convocare AGOA, cat si pentru a doua convocare AGOA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea AGOA la prima convocare nu au fost indeplinite.

Imputernicirile speciale sau, dupa caz, generale sau documentele care atesta calitatea de reprezentanti legali vor fi retinute de Societate si se va face mentiune despre acestea in procesul-verbal al sedintei.

Actionarii nu pot fi reprezentati in AGOA pe baza unei imputerniciri generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, potrivit art. 92, alin. 15 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata. Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana (cu exceptia situatiei in care este desemnat un reprezentant supleant). In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau oricaruia dintre angajatii sai, cu respectarea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Formularul imputernicirii speciale:

(a)                va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de
16 martie 2020, pe website-ul Societatii la adresa
www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”;

(b)               formularul imputernicirii speciale va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 30 martie 2020. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii nu trimit imputernicirile speciale completate, imputernicirile speciale transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele din acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata;

(c)                va fi completat de catre actionar in 3 (trei) exemplare originale: unul pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru Societate.

Societatea accepta notificarea desemnarii reprezentantilor prin mijloace electronice la adresa de e-mail: [email protected], conform Legii 455/2001 privind semnatura electronica. In acest caz imputernicirea se va transmite prin semnatura electronica extinsa.

(c)                Votul prin corespondenta

Exprimarea votului actionarilor in cadrul AGOA se poate realiza si prin corespondenta, prin completarea, semnarea si transmiterea corespunzatoare a formularului de vot prin corespondenta.

Formularul de vot prin corespondenta, completat si semnat de actionari, va fi transmis in scris fie (i) in original in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 21 aprilie 2020 – zi libera conform reglementarilor interne), fie (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail: [email protected], astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 24 aprilie 2020, ora 14:30 (ora Romaniei), respectiv cu cel putin 2 (doua) zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA, semnate, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a formularelor de vot prin corespondenta trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA -- PENTRU AGOA DIN DATA DE 29/30 APRILIE 2020”.

Formularele de vot prin corespondenta vor fi insotite de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Buletinele de vot prin corespondenta astfel receptionate sunt valabile, atat pentru prima convocare AGOA, cat si pentru a doua convocare AGOA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea AGOA la prima convocare nu au fost indeplinite.

Formularul buletinului de vot prin corespondenta:

(a)    va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de
16 martie 2020 pe website-ul Societatii la adresa
www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”;

(b)   va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi AGOA si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 30 martie 2020. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii sau reprezentantii acestora, dupa caz, nu trimit formularele de vot prin corespondenta completate, formularele de vot prin corespondenta transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele dintre acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata.

(d)         Accesul actionarilor in sala de sedinte, la data fixata pentru desfasurarea acesteia, este permis (i) in cazul actionarilor persoane fizice sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, prin simpla proba a identitatii, care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar (ii) in cazul actionarilor persoane juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate, cu imputernicirea data persoanei care le reprezinta si prezentarea in original a actului de identitate al reprezentatului/mandatarului persoana juridica.

Verificarea si validarea imputernicirilor speciale/generale depuse, precum si centralizarea, verificarea, validarea si evidenta voturilor prin corespondenta se va face de catre o comisie stabilita in cadrul Societatii, membrii acestei comisii urmand a pastra in siguranta inscrisurile precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate. Imputernicirile vor fi verificate si de catre secretariatul tehnic al AGOA.

(e)             Accesul altor persoane in sala de sedinte

Orice specialist, consultant, expert sau analist financiar poate participa la Adunarea Generala a Actionarilor in baza unei invitatii prealabile din partea Consiliului de Administratie.

Jurnalistii acreditati pot, de asemenea, sa participe la Adunarea Generala a Actionarilor, cu exceptia cazului in care Presedintele Consiliului de Administratie hotaraste altfel. Acestia vor putea participa pe baza cartii de identitate si a unei legitimatii care sa ateste calitatea de jurnalist.

Accesul in sala de sedinta a persoanelor mentionate mai sus, la data fixata pentru desfasurarea Adunarii Generale a Actionarilor respective, este permis prin proba identitatii care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar pentru specialisti, consultanti, experti sau analisti financiari si cu invitatia din partea Consiliului de Administratie.

Informatii suplimentare cu privire la AGOA se pot obtine de la Secretariatul General al Consiliului de Administratie al Societatii, la numarul de telefon: +4021.208.5034, de la Serviciul Relatii cu Investitorii, la numarul de telefon +4021.208.5035, prin e-mail la [email protected] si de pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.

6 martie 2020

 

PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE

Valentin Radu