Prelungire perioada depunere candidaturil pentru AGOA din 7/8 februarie 2019

EL SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A.

 

Societatea Energetica Electrica S.A.

Str. Grigore Alexandrescu nr.9, sector 1

010621, Bucuresti

Tel: 0212085999, Fax: 0212085998

CIF: RO 13267221, J40/7425/2000

Capital social: 3.459.399.290 RON

www.electrica.ro

 


Catre:                         Autoritatea de Supraveghere Financiara din Romania (ASF)

                                   Bursa de Valori Bucuresti (BVB)

                                   Bursa de Valori Londra (LSE)

Raport curent conform Legii nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiunile de piata si Codului Bursei de Valori Bucuresti

Data Raportului: 31 decembrie 2018

Denumirea entitatii emitente: Societatea Energetica Electrica S.A  

Sediul Social: Str. Grigore Alexandrescu, Nr. 9, Sectorul 1, Bucuresti, Romania

Numar de telefon/fax: 004-021-2085999/ 004-021-2085998

Codul unic de inregistrare fiscala: RO 13267221

Numar de ordine in Registrul Comertului: J40/7425/2000

Capital social subscris si varsat: 3.459.399.290 RON

Piata reglementata pe care se tranzactioneaza valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti (BVB) si Bursa de Valori Londra (LSE)

Evenimente importante de raportat:

Prelungirea perioadei de depunere a candidaturilor pentru Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor (AGOA) Societatea Energetica Electrica SA din data de 7/8 februarie 2019

Avand in vedere urmatoarele:

-      calendarul activitatilor privind organizarea AGOA convocata in data de 7/8 februarie 2019, in special termenul de 31.12.2018 pana la care actionarii pot transmite propuneri de candidati pentru ocuparea pozitiilor vacante de membri CA,

-      faptul ca, in data de 18.12.2018, ulterior publicarii convocatorului AGOA in data de 14.12.2018, dl. Willem Schoeber a notificat Societatea cu privire la decizia sa de a demisiona din calitatea de membru independent al Consiliului de Administratie al Electrica SA incepand cu data de 6 februarie 2019 (ora 24:00),

In cadrul sedintei din data de 31 decembrie 2018, Consiliul de Administratie a analizat situatia si, in vederea asigurarii unei perioade rezonabile la dispozitia actionarilor, considera oportuna si hotaraste extinderea termenului pana la care actionarii Societatii au dreptul de a formula propuneri de candidati pentru ocuparea posturilor de administratori vacante, de la data de 31 decembrie 2018 la data de 7 ianuarie 2019.

Convocatorul AGOA Electrica modificat cu privire la aspectele mentionate mai sus, precum si cu completarea mentiunilor referitoare la pozitiile vacante de la Sectiunea V, a fost aprobat in sedinta Consiliului de Administratie al Societatii din data de 31 decembrie 2018.

Anexat: Convocatorul modificat al Adunarii Generale Ordinare Actionarilor din data de 7 februarie 2019.

 

Director Guvernanta Corporativa si M&A

Alexandra BORISLAVSCHI

 

 

 

CONVOCATORUL

ADUNARII GENERALE ORDINARE A ACTIONARILOR

SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A.

MODIFICAT LA DATA DE 31.12.2018

Consiliul de Administratie al SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A. (denumita in continuare Societatea sau Electrica), cu sediul social in mun. Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, sector 1, inmatriculata la Registrul Comertului cu numarul J40/7425/2000, cod unic de inregistrare (CUI) RO 13267221, avand capitalul social subscris si varsat in cuantum de 3.459.399.290 lei,

avand in vedere:

- calendarul activitatilor privind organizarea AGOA convocata in data de 7/8 februarie 2019, in special termenul de 31.12.2018 pana la care actionarii pot transmite propuneri de candidati pentru ocuparea pozitiilor vacante de membri ai Consiliului de Administratie;

- faptul ca, in data de 18.12.2018, ulterior publicarii convocatorului AGOA in data de 14.12.2018, dl. Willem Jan Antoon Henri Schoeber a notificat Societatea cu privire la decizia sa de a demisiona din calitatea de membru independent al Consiliului de Administratie al Electrica SA incepand cu data de 6 februarie 2019 (ora 24:00),

Consiliul de Administratie al  SOCIETATEA ENERGETICA ELECTRICA S.A.  legal intrunit la data de 31 Decembrie 2018, a hotarat modificarea Convocatorului publicat in data de 14.12.2018, in sensul extinderii termenului pana la care actionarii Societatii au dreptul de a formula propuneri de candidati pentru ocuparea posturilor de administratori vacante, de la data de 31 decembrie 2018 la data de 7 ianuarie 2019, completarii mentiunilor referitoare la pozitiile vacante de la punctul V din Convocator si publicarea  urmatorului

CONVOCATOR MODIFICAT

Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor Societatii (AGOA) in data de 7 Februarie 2019, cu incepere de la ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, cod postal 010621, Sala de Conferinte „Radu Zane”.

In cazul in care la data mentionata mai sus ca fiind data primei convocari a sedintei AGOA nu se intruneste cvorumul de prezenta, prevazut de lege si/sau Actul Constitutiv, se convoaca si se fixeaza cea de-a doua sedinta AGOA pentru data de 8 Februarie 2019, avand aceeasi ordine de zi, cu incepere de la ora 10:00 (ora Romaniei), la sediul social al Societatii din Bucuresti, sector 1, Str. Grigore Alexandrescu nr. 9, cod postal 010621, Sala de Conferinte „Radu Zane”.

Doar persoanele care sunt inregistrate ca actionari ai Societatii la sfarsitul zilei de 9 Ianuarie 2019  (Data de Referinta) in registrul actionarilor Societatii tinut de catre Depozitarul Central S.A. au dreptul de a participa si vota in cadrul sedintei AGOA. In eventualitatea unei a doua convocari a AGOA, Data de Referinta ramane aceeasi.

 

Ordinea de zi a sedintei AGOA va fi urmatoarea:

1.    Alegerea membrilor Consiliului de Administratie al Societatii pentru ocuparea pozitiilor vacante. Durata mandatului administratorilor alesi va fi egala cu perioada care a ramas pana la expirarea mandatului aferent pozitiilor vacante, respectiv pana la 27 aprilie 2022. Forma contractelor de mandat si remuneratia cuvenita fiecarui administrator, conform Politicii privind Remunerarea, au fost aprobate prin Hotararea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor nr. 1 din data 09 februarie 2018.

2.    Imputernicirea reprezentantului Ministerului Energiei, prezent in AGOA, in vederea semnarii, in numele Societatii, a contractelor de mandat cu membrii Consiliului de Administratie alesi potrivit punctului 1 de mai sus.

3.    Imputernicirea Presedintelui de sedinta, a secretarului de sedinta si a secretariatului tehnic pentru semnarea impreuna a hotararii AGOA si pentru a indeplini individual, si nu impreuna, orice act sau formalitate cerute de lege pentru inregistrarea acesteia la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti, precum si pentru publicarea hotararii AGOA conform legii.

***

PRECIZARI PRIVIND SEDINTA AGOA

I.                    Cerintele de identificare aplicabile actionarilor

Cerintele de identificare aplicabile pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru mandatarul acestuia si/sau pentru reprezentantul legal/mandatarul actionarului persoana juridica sunt:

(a)                in cazul actionarilor persoane fizice:

(i)        sa fie insotite de actul de identitate sau, dupa caz, de copia actului de identitate al actionarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini), care sa permita identificarea acestuia in registrul actionarilor Societatii tinut de Depozitarul Central SA;

(ii)       constatarea calitatii de mandatar se va face in baza imputernicirii speciale sau imputernicirii generale emise de actionar sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;  imputernicirea generala poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat;

(iii)      copia actului de identitate al mandatarului sau reprezentantului mandatarului persoana fizica (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini),

(iv)      in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica: dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA) sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA).

IAR

(b)      in cazul actionarilor persoane juridice:

(i)       constatarea/confirmarea calitatii de reprezentant legal se face in baza listei actionarilor primita de la Depozitarul Central SA; totusi daca actionarul/persoana care are aceasta obligatie nu a informat in timp util Depozitarul Central SA privind reprezentantul sau legal (astfel incat registrul actionarilor de la Data de Referinta sa reflecte acest lucru), atunci certificatul constatator (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA)/documentele similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA) trebuie sa faca dovada calitatii reprezentantului legal al actionarului persoana juridica sau, in cazul Statului Roman, o copie dupa documentul care probeaza calitatea de reprezentant legal al celui care il reprezinta;

(ii)       constatarea calitatii de reprezentant conventional/mandatar se va face in baza imputernicirii speciale emise de reprezentantul legal al actionarului, identificat conform lit. (i) de mai sus sau in baza imputernicirii generale emise de reprezentantul legal al actionarului (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat), sau, in cazul actionarilor care sunt organizatii internationale, in baza unei imputerniciri speciale sau generale (aceasta din urma poate fi acordata doar unui „intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) acordate conform procedurii standard utilizate de acea organizatie si insotita de toate documentele justificative privind calitatea semnatarilor; in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;

(iii)      copia actului de identitate al reprezentantului legal/mandatarului (BI sau CI pentru cetatenii romani sau pasaport pentru cetatenii straini);

(iv)      in cazul exprimarii votului prin mandatar persoana juridica: dovada calitatii de reprezentant a persoanei fizice care reprezinta mandatarul persoana juridica; dovada se va face printr-un certificat constatator al mandatarului (nu mai vechi 30 de zile inainte de data AGOA)/ documente similare celor mentionate mai sus (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA), sau printr-o procura emisa de catre reprezentantul legal al mandatarului, asa cum apare acesta inregistrat la Registrul Comertului sau organismele similare, insotita de certificatul constatator sau documente similare (nu mai vechi de 30 de zile inainte de data AGOA).

Documentele care atesta calitatea de reprezentant legal/conventional/mandatar intocmite intr-o limba straina, alta decat limba engleza, vor fi insotite de traducere, realizata de un traducator autorizat, in limba romana si/sau in limba engleza.

II.                 Materiale informative privind ordinea de zi

Vor fi puse la dispozitia actionarilor, in format electronic pe website-ul Societatii, la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor” si in format fizic la Registratura Societatii de la sediul social al acesteia din Bucuresti, str. Grigore Alexandrescu nr. 9, sector 1, care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre
orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zile de 27 Decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne, urmatoarele documente in limba romana si in limba engleza:

(1)          De la data convocarii si pana la (si inclusiv) data AGOA, in prima sau a doua convocare:

(a)      convocatorul AGOA

si, ulterior, dupa fiecare completare conform legii.

(2)          Incepand cu data de 18 Decembrie 2018 si pana la (si inclusiv) data AGOA, in prima sau a doua convocare:

(a)           numarul total de actiuni si drepturile de vot la data convocarii;

(b)          textul integral al proiectului de hotarare propus spre aprobarea AGOA;

(c)           formularul de imputernicire speciala utilizabil pentru votul prin reprezentant;

(d)          formularul de vot prin corespondenta;

(e)           alte informatii/documente referitoare la subiectele incluse pe ordinea de zi a AGOA.

Documentele mentionate la punctul 1. (a) si punctul 2. (b), (c), (d) si (e) vor fi actualizate si republicate in cazul in care se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi, iar documentele mentionate la punctul 2. (c) si (d) vor fi actualizate si republicate, de asemenea, pentru a reflecta propunerile de candidati pentru functia de membru al Consiliului de Administratie al Societatii.

Pentru obtinerea de copii fizice ale acestor documente, actionarii vor adresa cereri in scris, in acest sens, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a datei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne), sau la adresa de email ir@electrica.ro, astfel incat sa fie receptionate de catre Societate incepand cu ora 16:00 (ora Romaniei) a datei de 18 Decembrie 2018. Societatea va pune la dispozitia actionarilor, prin Registratura Societatii, copiile documentelor solicitate, in termen de maximum 2 zile lucratoare de la solicitare.

 

III.               Intrebari privind ordinea de zi/activitatea Societatii

Actionarii Societatii, cu indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor), pot adresa intrebari in scris, in limba romana sau in limba engleza, privind subiectele de pe ordinea de zi a sedintei AGOA/activitatea Societatii, inaintea datei de desfasurare a AGOA. Respectivele intrebari vor fi adresate Consiliului de Administratie al Societatii si vor fi transmise fie (i) in format fizic (personal sau prin servicii de posta/curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne, fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa de e-mail ir@electrica.ro, astfel incat sa fie receptionate de Societate pana la data de 6 Februarie 2019, ora 17:00 (ora Romaniei), cu mentiunea scrisa clar, cu majuscule ”INTREBARI PRIVIND ORDINEA DE ZI/ACTIVITATEA SOCIETATII -- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 7/8 FEBRUARIE 2019

In ceea ce priveste intrebarile adresate in format fizic, acestea trebuie sa fie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.

Societatea va raspunde acestor intrebari in timpul sedintei AGOA, putand formula un raspuns general pentru intrebarile cu acelasi continut. De asemenea, se considera ca un raspuns este dat si daca informatia relevanta este disponibila pe pagina de internet a Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.

IV.               Dreptul actionarilor de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a sedintei AGOA

Actionarii reprezentand, individual sau impreuna, cel putin 5% din capitalul social al Societatii au dreptul, in termen de cel mult 15 zile de la publicarea convocatorului sedintelor AGOA, de a solicita, in scris, introducerea unor puncte noi pe ordinea de zi a sedintei.

Aceste solicitari formulate de actionari trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele conditii:

(a)    sa fie insotite de documentele care atesta indeplinirea cerintelor de identificare mentionate in cadrul Sectiunii I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor) care sunt aplicabile si pentru actionarul persoana fizica si/sau pentru reprezentantul legal al actionarului persoana juridica care solicita introducerea de noi puncte pe ordinea de zi, care vor fi transmise Societatii potrivit prevederilor de la lit. (c) de mai jos;

(b)   fiecare punct nou sa fie insotit de o justificare sau de un proiect de hotarare propus spre adoptare in cadrul sedintei AGOA. Actionarii respectivi au, de asemenea, dreptul de a prezenta in scris proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse a fi incluse pe ordinea de zi a AGOA;

(c)    sa fie adresate Consiliului de Administratie al Societatii si sa fie transmise in scris, in termenul legal, fie (i) in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne, sau (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 31 Decembrie 2018, ora 17:00 (ora Romaniei). Ambele modalitati de transmitere trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „PROPUNERE DE PUNCTE NOI PE ORDINEA DE ZI -- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 7/8 FEBRUARIE 2019”;

(d)   in cazul propunerilor transmise in format fizic, acestea trebuie semnate de actionarii persoane fizice sau de reprezentantii legali ai actionarilor persoane juridice.

Daca va fi cazul, convocatorul completat, impreuna cu documentele aferente actualizate vor fi disponibile pentru actionari, incepand cu data de 08 Ianuarie 2019, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale), precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, iar convocatorul completat va fi publicat si in Monitorul Oficial al Romaniei si intr-un ziar de larga raspandire, potrivit prevederilor legale.

V. Dreptul actionarilor de a propune candidati pentru posturile de administratori ai Societatii

Actionarii Societatii au dreptul de a formula propuneri de candidati pentru ocuparea posturilor de administratori vacante in urma renuntarii la mandat a administratorilor independenti Arielle Marie Malard de Rothschild si Willem Jan Antoon Henri Schoeber si a administratorului neindependent Elena Doina Dascalu, in conditiile legii si ale Actului Constitutiv. Propunerile vor fi transmise fie (i) in format fizic, la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne) de la sediul social al Societatii (personal sau prin servicii de curierat cu confirmare de primire), sau (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 7 Ianuarie 2019. Ambele modalitati de transmitere a propunerilor trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „PROPUNERI DE CANDIDATI - PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 7/8 FEBRUARIE 2019”.

In ceea ce priveste cerintele de identificare a actionarilor care le formuleaza, propunerile trebuie sa fie insotite de documentele care atesta indeplinirea cerintelor de identificare mentionate in cadrul
sectiunii I (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor) de mai sus.

In ceea ce priveste candidatii, fiecare propunere trebuie sa fie insotita de cel putin urmatoarele documente:

(a)    Curriculum Vitae al candidatului din care sa reiasa experienta si pregatirea profesionala a acestuia;

(b)   o  copie a actului de identitate al candidatului;

(c)    in cazul propunerilor de candidati independenti, documente justificative care probeaza faptul ca acestia indeplinesc conditiile mentionate la lit. a) – k), ale art.18 alin. 2 din Actul Constitutiv, inclusiv, dar fara a se limita la, o declaratie pe propria raspundere a candidatului, in forma autentica, care atesta faptul ca acesta indeplineste toate conditiile si criteriile de independenta stabilite de lege si prin Actul Constitutiv.

Aceste documente vor fi verificate de catre Comitetul de Nominalizare si Remunerare constituit in cadrul Consiliului de Administratie al Societatii.

Lista preliminara cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de administrator al Societatii se vor afla la dispozitia actionarilor incepand cu data de 18 Decembrie 2018, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00 - 17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00 - 14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 Decembrie – zi libera conform reglementarilor interne), precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro sectiunea „Relatia cu investitorii > Adunarea Generala a Actionarilor”.

Lista preliminara se va actualiza periodic in masura in care se primesc noi propuneri, cel mult o data pe zi. Conform art. 19 (5), punctul (ii) din Actul Constitutiv al Societatii, Comitetul de Nominalizare si Remunerare evalueaza indeplinirea de catre fiecare candidat a criteriilor aplicabile. In urma acestei evaluari, conform art. 19 (5), punctul (iii) din Actul Constitutiv al Societatii, Comitetul de Nominalizare si Remunerare propune si recomanda lista finala de candidati. Aceasta lista finala cuprinzand informatii cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanelor propuse pentru functia de administrator al Societatii, precum si formularul actualizat de vot prin corespondenta si formularul actualizat de imputernicire speciala utilizabil pentru votul prin reprezentant, se vor afla la dispozitia actionarilor incepand cu data de 8 Ianuarie 2019, ora 16:00 (ora Romaniei), la Registratura Societatii, precum si pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro sectiunea „Relatia cu investitorii > Adunarea Generala a Actionarilor”.

 

VI. Participarea actionarilor la sedinta AGOA

Actionarii inscrisi la Data de Referinta in registrul actionarilor Societatii, tinut de Depozitarul Central SA, pot participa si pot vota in cadrul AGOA:

-                    personal, prin vot direct;

-                    prin reprezentant cu imputernicire speciala sau generala (aceasta din urma poate fi acordata doar unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat) sau, in cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, in baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale;

-                    prin corespondenta.

(a)                  Votul personal

In cazul votului personal, actionarii persoane fizice si actionarii persoane juridice vor fi indreptatiti sa participe la AGOA prin simpla proba a identitatii acestora, respectiv a reprezentantilor legali, dupa caz, conform cerintelor de identificare prevazute in Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

(b)               Votul prin reprezentare cu imputernicire speciala sau generala

Reprezentarea actionarilor in AGOA se poate face prin reprezentant/mandatar, care poate fi un alt actionar sau o terta persoana, prin completarea si semnarea formularului imputernicirii speciale. In situatia discutarii in cadrul AGOA, in conformitate cu prevederile legale, a unor puncte neincluse pe ordinea de zi publicata, imputernicitul poate vota pe marginea acestora conform interesului actionarului reprezentat.

De asemenea, un actionar poate acorda o imputernicire generala valabila pentru o perioada care nu va depasi 3 ani, permitand reprezentantului sau sa voteze in toate aspectele aflate in dezbaterea AGOA, inclusiv in ceea ce priveste acte de dispozitie, cu conditia ca imputernicirea sa fie acordata de catre actionar, in calitate de client, unui ”intermediar”, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat. In cazul in care actionarul este reprezentat de o institutie de credit care presteaza servicii de custodie, aceasta va putea vota in AGOA pe baza instructiunilor de vot primite prin mijloace electronice de comunicare, fara a mai fi necesara intocmirea unei imputerniciri speciale sau generale. Custodele voteaza exclusiv in conformitate cu si in limita instructiunilor primite de la clientii sai avand calitatea de actionari la data de referinta.

Un actionar poate desemna o singura persoana sa il reprezinte in sedinta AGOA. Totusi, un actionar poate desemna prin imputernicire unul sau mai multi reprezentanti supleanti care sa ii asigure reprezentarea in AGOA, in cazul in care reprezentantul desemnat este in imposibilitate de a-si indeplini mandatul. In cazul in care prin imputernicire sunt desemnati mai multi reprezentanti supleanti, actionarul va stabili si ordinea in care acestia isi vor exercita mandatul.

Imputernicirea speciala, declaratia reprezentantului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului si imputernicirea generala (inainte de prima utilizare), prevazute mai sus, completate si semnate de actionari, vor fi transmise in scris fie (i) in original (in cazul imputernicirii speciale si al declaratiei reprezentatului legal al intermediarului sau, dupa caz, a avocatului) sau in copie cuprinzand mentiunea conformitatii cu originalul sub semnatura reprezentantului (in cazul imputernicirii generale), in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne), fie (ii) prin e-mail, cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de
4 Februarie 2019, ora 17:00 (ora Romaniei) (respectiv cu cel putin 2 (doua) zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA), sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA, semnate fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a imputernicirilor trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „IMPUTERNICIRE -- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 7/8 FEBRUARIE 2019”.

In scopuri de identificare, imputernicirea speciala va fi insotita de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Imputernicirea generala data de un actionar, in calitate de client, unui intermediar, in sensul legislatiei pietei de capital, sau unui avocat, este valabila fara a solicita alte documente suplimentare referitoare la respectivul actionar, daca imputernicirea este intocmita conform  Regulamentului nr. 5/2018 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, este semnata de respectivul actionar si este insotita de o declaratie pe proprie raspundere data de reprezentantul legal al intermediarului sau de avocatul care a primit imputernicirea de reprezentare prin imputernicire generala, din care sa reiasa ca: (i) imputernicirea este acordata de respectivul actionar, in calitate de client, intermediarului, in sensul legislatiei pietei de capital, sau, dupa caz, avocatului si (ii) imputernicirea generala este semnata de actionar inclusiv prin atasare de semnatura electronica extinsa, daca este cazul.

Imputernicirile speciale si generale sunt valabile atat pentru prima convocare AGOA, cat si pentru a doua convocare AGOA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea AGOA la prima convocare nu au fost indeplinite.

Imputernicirile speciale sau, dupa caz, generale sau documentele care atesta calitatea de reprezentanti legali vor fi retinute de Societate si se va face mentiune despre acestea in procesul-verbal al sedintei.

Actionarii nu pot fi reprezentati in AGOA pe baza unei imputerniciri generale de catre o persoana care se afla intr-o situatie de conflict de interese, potrivit art. 92, alin. 15 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata. Mandatarul nu poate fi substituit de o alta persoana (cu exceptia situatiei in care este desemnat un reprezentant supleant). In conditiile in care mandatarul este o persoana juridica, aceasta poate sa isi exercite mandatul primit prin intermediul oricarei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau oricaruia dintre angajatii sai, cu respectarea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Formularul imputernicirii speciale:

(a)          va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de 18 Decembrie 2018, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”;

(b)          formularul imputernicirii speciale va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi a AGOA si/sau pentru a reflecta propunerile de candidatii la functia de membru al Consiliului de Administratie al Societatii si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 8 Ianuarie 2019. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii nu trimit imputernicirile speciale completate, imputernicirile speciale transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele din acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata;

(c)          va fi completat de catre actionar in 3 (trei) exemplare originale: unul pentru actionar, unul pentru mandatar si unul pentru Societate.

Societatea accepta notificarea desemnarii reprezentantilor prin mijloace electronice la adresa de email ir@electrica.ro, conform Legii 455/2001 privind semnatura electronica. In acest caz imputernicirea se va transmite prin semnatura electronica extinsa.

(c)          Votul prin corespondenta

Exprimarea votului actionarilor in cadrul AGOA se poate realiza si prin corespondenta, prin completarea, semnarea si transmiterea corespunzatoare a formularului de vot prin corespondenta.

Formularul de vot prin corespondenta, completat si semnat de actionari, va fi transmis in scris fie (i) in original in format fizic (personal sau prin posta/servicii de curierat cu confirmare de primire), la Registratura Societatii de la sediul social al Societatii (care functioneaza de luni pana joi, intre orele 08:00-17:00 (ora Romaniei) si vineri intre orele 08:00-14:30 (ora Romaniei), cu exceptia sarbatorilor legale si a zilei de 27 decembrie 2018 – zi libera conform reglementarilor interne), fie (ii) prin e-mail cu semnatura electronica extinsa incorporata, conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, la adresa ir@electrica.ro, astfel incat acestea sa fie receptionate pana la data de 4 Februarie 2019, ora 17:00 (ora Romaniei), respectiv cu cel putin 2 (doua) zile lucratoare inainte de data desfasurarii sedintei AGOA, sub sanctiunea pierderii dreptului de vot in cadrul sedintei AGOA, semnate, fara indeplinirea altor formalitati in legatura cu forma acestor documente. Ambele modalitati de transmitere a formularelor de vot prin corespondenta trebuie sa contina mentiunea scrisa clar, cu majuscule „FORMULAR DE VOT PRIN CORESPONDENTA -- PENTRU ADUNAREA GENERALA ORDINARA A ACTIONARILOR DIN DATA DE 7/8 FEBRUARIE 2019”.

Formularele de vot prin corespondenta vor fi insotite de documentele care sa ateste indeplinirea cerintelor de identificare prevazute la Sectiunea I de mai sus (Cerintele de identificare aplicabile actionarilor).

Buletinele de vot prin corespondenta astfel receptionate sunt valabile atat pentru prima convocare AGOA, cat si pentru a doua convocare AGOA, daca conditiile legale si/sau statutare de cvorum prevazute pentru tinerea AGOA la prima convocare nu au fost indeplinite.

Formularul buletinului de vot prin corespondenta:

(a)    va fi pus la dispozitia actionarilor de catre Societate, incepand cu data de 18 Decembrie 2018 pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitorii > Adunarea Generala a Actionarilor”;

(b)   va fi actualizat de catre Societate daca se vor adauga noi puncte pe ordinea de zi AGOA si/sau pentru a reflecta propunerile de candidatii la functia de membru al Consiliului de Administratie al Societatii si va fi publicat, in forma actualizata, pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”, la data de 8 Ianuarie 2019. In cazul in care ordinea de zi va fi completata/actualizata, iar actionarii sau reprezentantii acestora, dupa caz, nu trimit formularele de vot prin corespondenta completate, formularele de vot prin corespondenta transmise anterior completarii/actualizarii ordinii de zi, vor fi luate in considerare doar pentru punctele dintre acestea care se regasesc si pe ordinea de zi completata.

(d)          Accesul actionarilor in sala de sedinte, la data fixata pentru desfasurarea acesteia, este permis (i) in cazul actionarilor persoane fizice sau a reprezentantului legal al actionarului persoana juridica, prin simpla proba a identitatii, care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar (ii) in cazul actionarilor persoane juridice si al actionarilor persoane fizice reprezentate, cu imputernicirea data persoanei care le reprezinta si prezentarea in original a actului de identitate al reprezentatului/mandatarului.

Verificarea si validarea imputernicirilor speciale/generale depuse, precum si centralizarea, verificarea, validarea si evidenta voturilor prin corespondenta se va face de catre o comisie stabilita in cadrul Societatii, membrii acestei comisii urmand a pastra in siguranta inscrisurile precum si confidentialitatea voturilor astfel exprimate. Imputernicirile vor fi verificate si de catre secretariatul tehnic al AGOA.

(e)          Accesul altor persoane in sala de sedinte

Orice specialist, consultant, expert sau analist financiar poate participa la adunarea generala a actionarilor in baza unei invitatii prealabile din partea Consiliului de Administratie.

Jurnalistii acreditati pot, de asemenea, sa participe la adunarea generala a actionarilor, cu exceptia cazului in care Presedintele Consiliului de Administratie hotaraste altfel. Acestia vor putea participa pe baza cartii de identitate si a unei legitimatii care sa ateste calitatea de jurnalist.

Accesul in sala de sedinta a persoanelor mentionate mai sus, la data fixata pentru desfasurarea adunarii generale a actionarilor respective, este permis prin proba identitatii care consta in prezentarea in original a actului de identitate, iar pentru specialisti, consultanti, experti sau analisti financiari si cu invitatia din partea Consiliului de Administratie.

Informatii suplimentare cu privire la AGOA se pot obtine de la Secretariatul General al Consiliului de Administratie al Societatii, la numarul de telefon: +4021.208.5038, de la Departamentul Relatia cu Investitorii, la numarul de telefon +4021.208.5035, prin email la ir@electrica.ro si de pe website-ul Societatii la adresa www.electrica.ro, sectiunea „Investitori > Adunarea Generala a Actionarilor”.

31  Decembrie 2018

 

PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE

Valentin Radu